Je boekhouding bijhouden kost minder tijd dan het uitstellen ervan

Vraag een willekeurige ondernemer naar het minst leuke deel van het werk en grote kans dat de boekhouding voorbijkomt. Er zitten bonnetjes in een jaszak en er moet nog een factuur de deur uit. De btw-aangifte blijkt ineens volgende week te vallen. Of je nu een zaak in Wyck runt of als zzp’er aan de keukentafel werkt, het stapelt zich op zodra je er even niets mee doet. Het werk zelf valt meestal mee. Het uitstellen maakt het zwaar. Wie elke week een kwartier vrijmaakt, is per kwartaal in een uur klaar. Wie wacht tot de deadline, zit een avond te zoeken naar een parkeerbon van februari.

Wat moet er eigenlijk gebeuren?

Minder dan veel starters denken. Je boekhouding bestaat uit je verkoopfacturen, je inkoopfacturen en bonnen, je bankafschriften en de aangiftes die daaruit volgen. De Belastingdienst schrijft niet voor in welk programma of welke map je dat bijhoudt. Wel moet je alles zeven jaar bewaren. Voor stukken over onroerend goed, zoals een bedrijfspand, is dat tien jaar.

De meeste ondernemers doen elk kwartaal btw-aangifte. Die moet binnen én betaald zijn voor het einde van de maand na het kwartaal: eind januari, eind april, eind juli en eind oktober. Zet die vier data in je agenda, met een herinnering twee weken eerder. Een boete voor te laat aangeven is de makkelijkst te voorkomen kostenpost die er bestaat.

Houd zakelijk en privé uit elkaar

Voor een eenmanszaak is een zakelijke rekening niet verplicht. Neem er toch een. Als de boodschappen, de sportschool en je inkopen door elkaar lopen, moet je bij elke afschrijving nadenken wat het ook alweer was. Met een aparte rekening is elke regel op je afschrift zakelijk en ben je sneller door je administratie heen.

Hetzelfde geldt voor bonnen. Maak er direct een foto van met de app van je boekhoudprogramma, nog voor je de winkel uit loopt. Thermisch papier is na een jaar onleesbaar, en je moet nog zes jaar verder.

Fouten die steeds terugkomen

De meest voorkomende fout is kosten opvoeren zonder bewijs. Je weet zeker dat je die laptop zakelijk hebt gekocht, maar zonder factuur kan de Belastingdienst de aftrek bij een controle gewoon schrappen. Een bankafschrift alleen is niet genoeg.

Nummer twee is facturen versturen waar iets op ontbreekt. Op een factuur hoort een doorlopend factuurnummer, de datum, je KvK-nummer, je btw-identificatienummer, de naam en het adres van je klant, een duidelijke omschrijving en het btw-bedrag. Klopt dat niet, dan kan je klant er problemen mee krijgen. Een klant met een gecorrigeerde factuur betaalt zelden sneller.

De derde fout kost geld zonder dat je het merkt: regelingen laten liggen. Wie onder de 20.000 euro omzet per jaar blijft, kan met de kleineondernemersregeling uit de btw stappen. Wie investeert, heeft mogelijk recht op investeringsaftrek. Voor de zelfstandigenaftrek moet je kunnen aantonen dat je minstens 1.225 uur per jaar in je bedrijf steekt. Houd die uren dus bij, ook als niemand erom vraagt. Achteraf reconstrueren lukt bijna nooit overtuigend.

Zelf doen of uitbesteden?

Boekhoudprogramma’s zijn de laatste jaren veel beter geworden. Ze lezen je bankmutaties in, herkennen bonnen en zetten de btw-aangifte voor je klaar. Voor een zzp’er met een handvol facturen per maand is dat prima zelf te doen.

Het wordt anders zodra je personeel aanneemt, een bv opricht, voorraad aanhoudt of zaken doet over de grens. De regels worden dan ingewikkelder en de gevolgen van een fout groter. Een boekhoudkantoor als Numbr neemt de administratie, de aangiftes en het jaarwerk over en werkt volledig digitaal, zodat je niet met ordners over straat hoeft.

Maak de som eerlijk. Tel de uren die je nu aan je administratie kwijt bent en vermenigvuldig ze met je eigen uurtarief. Komt dat bedrag boven de kosten van een boekhouder uit, dan is uitbesteden waarschijnlijk goedkoper dan zelf doen. Reken ook de aftrekposten mee die een boekhouder vindt en jij niet.

Begin klein

Je hoeft niet in één weekend alles op orde te krijgen. Pak vandaag de bonnen uit je jas en je auto, fotografeer ze en gooi ze daarna in een doos. Plan vrijdagmiddag een kwartier in en doe dat volgende week weer. Tegen de tijd dat de volgende btw-aangifte eraan komt, heb je alleen