Waar houd je rekening mee bij het organiseren van een zakelijke borrel in Maastricht?
· 5 min lezen · Blog
Bij een zakelijke borrel kunnen collega’s, klanten en andere relaties elkaar buiten de gebruikelijke werkomgeving spreken. Dit kan bijvoorbeeld tijdens een vrijdagmiddagborrel, jubileum, kantooropening of bijeenkomst na een presentatie. Je kunt de borrel op kantoor organiseren, maar een externe locatie is ook mogelijk. Welke keuze je ook maakt, een goede voorbereiding voorkomt dat je tijdens de bijeenkomst nog van alles moet regelen. Waar moet je vooraf rekening mee houden?
Bepaal het doel en het aantal gasten
Het is handig om eerst te kijken wat het doel van de bijeenkomst is. Een informele borrel is anders dan een bijeenkomst met klanten en zakelijke relaties. Het gekozen doel heeft invloed op de locatie, het tijdstip en de verdere invulling. Maak vervolgens een inschatting van het aantal gasten. Voor een kleine groep kan een ruimte op kantoor voldoende zijn. Bij een groter gezelschap kan een externe locatie geschikter zijn. In dat geval kun je bijvoorbeeld kijken naar een van de restaurants in Maastricht. Let bij een externe locatie op de beschikbare ruimte en bereikbaarheid. Komen gasten uit verschillende plaatsen naar Maastricht? Controleer dan vooraf hoe de locatie met de auto en het openbaar vervoer te bereiken is.
Verstuur de uitnodigingen op tijd
Zakelijke agenda’s kunnen snel vollopen. Daarom is het verstandig om de datum ruim van tevoren te communiceren. Zorg dat op de uitnodiging duidelijk staat waar de borrel plaatsvindt en hoe laat deze eindigt. Het is daarom verstandig om de datum ruim van tevoren door te geven. Vermeld in de uitnodiging duidelijk waar en wanneer de borrel plaatsvindt en hoe laat deze ongeveer eindigt. Laat daarnaast weten wat gasten kunnen verwachten. Misschien begint de bijeenkomst met een presentatie of vergadering en volgt daarna pas de borrel. Door dit vooraf te vermelden, weten genodigden beter hoeveel tijd ze moeten reserveren. Bij een groter gezelschap is het handig om met aanmeldingen te werken. Je weet dan hoeveel mensen er daadwerkelijk aanwezig zullen zijn. Op basis daarvan kun je de benodigde ruimte en de hoeveelheid hapjes en drankjes beter bepalen.
Maak een inschatting van de benodigde dranken
Het aantal gasten en de duur van de borrel bepalen voor een groot deel hoeveel drank nodig is. Maak daarom vooraf een inschatting en houd daarbij rekening met verschillende voorkeuren. Zorg in ieder geval voor voldoende keuze:
· Bier en wijn: deze dranken zijn gebruikelijk tijdens een zakelijke borrel.
· Alcoholvrije dranken: zorg voor voldoende water, frisdrank en andere alcoholvrije alternatieven.
· Sterke drank: wil je het assortiment uitbreiden? Voor bedrijven in de grensregio kan kruidenbitters kopen net over de grens een optie zijn.
· Benodigdheden: denk naast de dranken aan voldoende glazen, flesopeners en ijs.
Controleer vooraf of er genoeg ruimte is om alles koel te bewaren. Door de dranken en benodigdheden op tijd klaar te zetten, hoef je tijdens de borrel minder te regelen.
Stem de hapjes af op het moment
Welke hapjes geschikt zijn, hangt af van het tijdstip en de duur van de borrel. Bij een korte bijeenkomst aan het einde van de middag zijn enkele kleine hapjes vaak voldoende. Vindt de borrel rond etenstijd plaats of duurt deze enkele uren? Dan is het verstandig om meer eten te regelen. Houd rekening met verschillende dieetwensen en allergieën. Bij een grotere groep kun je hier vooraf naar vragen. Daardoor voorkom je dat een deel van de gasten weinig keuze heeft. Kijk daarnaast naar de manier waarop mensen tijdens de bijeenkomst eten. Bij een netwerkborrel staan gasten vaak en lopen ze door de ruimte. Kleine hapjes die gemakkelijk zonder bestek gegeten kunnen worden, passen daar beter bij dan gerechten waarvoor iedereen aan tafel moet zitten.
Zorg voor voldoende alcoholvrije keuzes
Niet iedere gast drinkt alcohol. Daarnaast kunnen mensen met de auto komen of om een andere reden kiezen voor een alcoholvrij alternatief. Zorg daarom dat er gedurende de hele bijeenkomst voldoende keuze beschikbaar is. Denk verder na over vervoer na afloop. Bij een externe locatie kun je informatie over parkeermogelijkheden en openbaar vervoer al in de uitnodiging opnemen. Dat maakt het voor gasten eenvoudiger om hun reis vooraf te plannen. Organiseer je regelmatig grotere zakelijke bijeenkomsten? Dan is niet alleen de voorraad belangrijk. Er moeten eveneens voldoende mensen beschikbaar zijn om gasten te ontvangen en alles aan te vullen. Een goede personeelsplanning in de horeca speelt vooral bij grotere bijeenkomsten op externe locaties een belangrijke rol.
Controleer alles kort voor de borrel
Loop kort voor aanvang nog eenmaal door de ruimte. Controleer of de drank koud staat, de glazen klaarstaan en de hapjes op tijd beschikbaar zijn. Kijk daarnaast of gasten bij binnenkomst direct weten waar ze moeten zijn. Maak vooraf duidelijk wie bepaalde taken uitvoert. Iemand kan de gasten ontvangen, terwijl een collega de drank en hapjes in de gaten houdt. Bij een externe locatie worden veel van deze werkzaamheden vaak door het personeel uitgevoerd. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je tijdens de zakelijke borrel meer tijd hebt voor je gasten. Denk vooraf na over het aantal aanwezigen, de locatie, catering en drankvoorziening. Tijdens de bijeenkomst kun je je dan richten op waar de borrel voor bedoeld is: contact met collega’s en zakelijke relaties. Wanneer staat jouw volgende zakelijke borrel op de planning?